Quy Cách Đóng Gói Là Gì? Quy Cách Đóng Gói Hàng Hóa Chuẩn

Quy cách đóng gói cần tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định. Vậy thế nào để có quy cách chuẩn? Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho bạn.

Hiện nay nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng tăng bởi sự sôi động của thị trường mua bán online và xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Vì vậy để đảm bảo cho vận chuyển hàng hóa an toàn, khâu đóng gói là vô cùng quan trọng. Vậy như thế nào là quy cách đóng gói hàng hóa chuẩn?

Quy cách đóng gói hàng hóa là gì?

Quy cách đóng gói hàng hóa (packaging) là một hoạt động đóng gói cần hiểu rõ đặc tính của từng loại sản phẩm. Đồng thời không thể bỏ qua  tác động bên ngoài, gây ảnh hưởng tới quá trình vận chuyển. 

Đóng gói là việc làm cần thiết để bảo quản hàng hóa không bị hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển, góp phần đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Đồng thời, việc vận chuyển, xếp dỡ và tiêu thụ sản phẩm cũng thuận lợi hơn. Trong đó, bao bì đóng gói (package) đóng vai trò cốt yếu, để bao gói, chứa đựng và bảo vệ giá trị sử dụng cũng như giá trị cảm quan của hàng hóa. 

>> Quy trình đóng gói chuẩn

Đóng gói hàng hóa đem lại lợi ích gì?

Đóng gói hàng hóa đem lại rất nhiều lợi ích và đây là công việc giữ tâm quan trọng để đảm bảo tính nguyên vẹn của hàng hóa khi đến tay người tiêu dùng. Bao gói hàng hóa đem lại những lợi ích như:

• Chứa đựng, bảo quản cũng như bảo vệ sản phẩm bên trong. Chống va đập, hay các tác động từ môi trường bên ngoài tới sản phẩm.
• Tạo sự thuận tiện: Khi hàng hóa được bao gói chuẩn và gọn gàng, quá trình bốc dỡ hàng hóa, vận chuyển sẽ trở nên dễ dàng hơn.
• Dán nhãn bên ngoài bao bì sẽ là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, quảng cáo và định vị thương hiệu trên thị trường. Các thông tin bên trên nhãn cũng giúp hiểu rõ về đặc tính hay cách bảo quản của sản phẩm.

Phân loại, yêu cầu quy cách đóng gói hàng hóa

Tùy từng đặc tính của bao bì có thể chia quy cách hàng hóa như sau:

• Dựa trên công dụng bao bì có 2 loại: bao bì trong và bao bì ngoài.
• Dựa trên số lần sử dụng: bao bì dùng 1 lần và nhiều lần
• Dựa trên khả năng chịu nén: Bao bì cứng, bao bì mềm và nửa cứng
• Dựa trên vật liệu cấu thành bao bì: Bao bì gỗ, kim loại, hàng dệt, bao bì giấy, carton, thủy tinh, các loại vật liệu nhân tạo, tổng hợp.

Quy cách đóng gói bao bì cũng cần tuân theo các tiêu chuẩn như:

• Bao bì cần phù hợp với loại hình giao thông vận chuyển: tàu biển, máy bay, xe tải, hàng container, hàng rời…
• Kích thước bao bì phải phù hợp, vừa vặn với hàng hàng để quá trình bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản được thuận tiện.
• Bao bì cũng phải đảm bảo các yêu cầu về độ bền, sự dẻo dai để chống chịu va chạm, tác động kéo, đẩy, tháo dỡ hàng trong quá trình vận chuyển, tiêu thụ.
• Tùy thuộc vào khí hậu, thời tiết tại khu vực mà sử dụng loại bao bì phù hợp.
• Đảm bảo cho sản phẩm không bị thay đổi hình dạng, biến đổi tính chất như hư hỏng, ẩm mốc.
• Bao bì cũng phải có đầy đủ các thông tin về yêu cầu trong quá trình bốc xếp. Chẳng hạn như không chồng quá bao nhiêu thùng, hàng dễ vỡ cần nhẹ tay…

>> Chi tiết về máy đóng gói bao bì Anpha

Một số quy định về quy cách đóng gói hàng hóa

Bất cứ mặt hàng nào khi được đóng gói cũng cần tuân thủ những quy định chung như:

• Sản phẩm được bao gói cẩn thận, với hàng hóa dễ vỡ, biến dạng cần chèn thêm giấy báo, giấy bọt khí hay hạt xốp để tránh các tác động môi trường và con người.
• Cần niêm phong bằng băng keo chắc chắn, tránh hàng hóa bị rơi ra ngoài làm hư hỏng, thất lạc khi vận chuyển.
• Tùy thuộc vào tính chất của mặt hàng như: chất lỏng, dễ vỡ, dễ bẩn… mà có cách đóng gói thích hợp, cũng cần dán cảnh báo bên ngoài bao bì.
• Hàng hóa có hình dạng đặc biệt, góc cạnh sắc nhọn cần bọc lại cẩn thận tránh làm hỏng bao bì hay gây tổn thương cho người vận chuyển.
• Sau đóng gói thì cần dán nhãn có ghi đầy đủ các thông tin về số hàng, loại hàng, người nhận và địa điểm giao tới để tránh thất lạc.

Quy cách đóng gói hàng hóa cụ thể

Cách đóng gói hàng ngoài phải tuân thủ các quy định chung cũng cần phải dựa theo loại mặt hàng cụ thể. Tùy thuộc vào loại mặt hàng khác nhau mà có quy cách cho việc đóng gói khác nhau, chi tiết như sau.

Quy cách đóng gói với mặt hàng điện tử

Hàng điện tử như điện thoại, máy tính, tivi… là những mặt hàng có giá trị cao nên cần bao gói đặc biệt cẩn thận. Khi đóng gói cần sử dụng đệm bảo vệ khỏi va chạm tránh gây các chi tiết sản phẩm. Các loại đệm thường dùng là mút, xốp, bọt mềm (PE, PU,PP). Đặc biệt bọt mềm có thể được nhà sản xuất thiết kế có kích thước vừa vặn, chịu được trọng lượng hàng hóa.

Đóng gói thực phẩm và đồ ăn

Các mặt hàng thực phẩm như bánh kẹo, đồ khô, gia vị, đồ đông lạnh… cần có quy cách đóng gói đặc biệt để duy trì chất lượng, hương vị và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Các yếu tố cần kiểm soát bao gồm nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và sự tiếp xúc với không khí.

• Thực phẩm ẩm và khô phải được đóng gói riêng biệt bằng túi zip có khóa kín hoặc hộp nhựa có nắp đậy kín để tránh hiện tượng chuyển ẩm.
• Đối với thực phẩm khô như bánh kẹo, hạt khô thì cần hút chân không để giúp kéo dài thời gian bảo quản và ngăn chặn côn trùng xâm nhập.
• Sử dụng hộp nhựa có ký hiệu tam giác số 1, 2, 4, 5 để đảm bảo an toàn khi tiếp xúc với thực phẩm.
• Bắt buộc ghi rõ tên sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản. Với thực phẩm tự làm có thể ghi thêm thành phần chính để người nhận biết được thông tin cần thiết.
• Thực phẩm có mùi mạnh như tỏi, hành, nước mắm cần được bọc trong nhiều lớp túi nilon và đặt trong hộp riêng biệt để tránh lây mùi sang các sản phẩm khác.

Đóng gói đồ gia dụng lớn

Các sản phẩm như quạt điện, lò vi sóng, máy giặt min… đều có kích thước khá lớn nên cần tháo rời các bộ phận rồi sử dụng xốp EPE dày 1cm để bọc lại rồi cho vào thùng carton có kích thước đủ lớn. Để xứ lý các khoảng trống trong thùng thì có thể dùng xốp hạt, giấy vụn hoặc bọt khí để chèn vào.

Quy cách đóng gói với mặt hàng thủy tinh, hàng dễ vỡ

Hàng hóa dễ vỡ có thể là gốm sứ, tượng, bóng đèn, cốc chén, nước hoa…Khi đóng gói sử dụng tấm bọt khí cuộn kín toàn bộ sản phẩm, tạo độ đàn hồi chống va đập. Các loại sản phẩm góc cạnh cũng cần gói kín, khi cho và thùng carton cũng cần thêm các loại đệm mút, hạt xốp.. kín 6 mặt, để tránh xê dịch và tác động khác. Bên ngoài cần cảnh báo hàng dễ vỡ…

Đóng gói sách, văn phòng phẩm

Sách và văn phòng phẩm tuy không dễ vỡ như đồ thủy tinh nhưng cần được bảo vệ khỏi trầy xước, va đập và đặc biệt là tránh ẩm ướt, tuy có quy cách đóng gói khá đơn giản nhưng vẫn cần tuân thủ nguyên tắc sau:

• Với sách lẻ hoặc số lượng ít, chỉ cần bọc bằng túi nilon trong suốt rồi dùng băng keo trong để dán kín.
• Đối với tài liệu quan trọng, poster, bản vẽ kỹ thuật thì nên sử dụng ống nhựa cứng hoặc ống carton để tránh gấp nếp, lưu ý đường kính ống tối thiểu 10cm để không tạo vết gấp khi cuộn tài liệu.
• Thùng carton sử dụng phải có kích thước vừa vặn với sách sẽ hạn chế khoảng trống, tránh trường hợp bị dịch chuyển và va đập. Với sách dày, có thể xếp thêm giấy báo cũ hoặc xốp mỏng ở các khoảng trống.

Quy cách đóng gói với loại hàng dạng lỏng, mỹ phẩm

Mặt hàng dạng lỏng thường đựng trong chai thủy tinh, chai nhựa… Các bình chai lọ này trước hết phải được bịt kín tránh rò rỉ dù bị dốc ngược. Chai phải được đặt thẳng đứng trong thùng, không được nằm nghiêng hay lật ngược nếu nhiều chai để chung 1 thùng thì phải được ngăn cách bởi vách ngăn hoặc chèn giữa các khoảng trống.

Ngoài ra có thể đặt lớp giấy thấm hoặc bông gòn ở đáy thùng để hấp thụ chất lỏng trong trường hợp có sự cố rò rỉ nhỏ, lưu ý không sử dụng báo cũ vì mực in có thể gây ô nhiễm

Đóng gói quần áo và giày dép

Tùy vào mỗi loại trang phục thì sẽ có cách xử lý đóng gói riêng biệt tùy theo chất liệu và đặc điểm.

• Áo sơ mi: Gấp theo đường may, cho tắm carton mỏng vào giữa để tránh nhăn
• Quần dài: Gấp đôi theo chiều dài, đặt giấy báo ở nếp gấp
• Váy đầm: treo trên móc nhựa và bọc trong túi nilon dài
• Áo khoác: gấp cẩn thận và đặt trong hộp carton riêng
• Dày dép: Nhét giấy báo hoặc giấy mềm vào trong giày để giữ form. Đối với giày cao gót thì cần được bọc riêng phần gót nhọn để tránh đâm thủng bao bì

Yêu cầu về bao bì, thùng giấy đóng gói hàng hóa

Thùng giấ, bao bì là thành phần quyết định độ an toàn của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển nên phải đáp ứng được một số tiêu chí sau:

• Thùng carton phải có khả năng chịu lực nén phù hợp với trọng lượng hàng chứa đựng
• Sử dụng kích thước thùng chuẩn quốc tế giúp tối ưu không gian vận chuyển và giảm chi phí
• Phù hợp với điều kiện vận chuyển đường bộ, dường hàng không hoặc đường biển
• Thùng carton có khả năng chống ẩm hiệu quả và không bị biến mùi
• Thùng hàng phải có đầy đủ ký hiệu quốc tế  như “Hàng dễ vỡ”, “Tránh ẩm ướt”, “Xếp chồng tối đa”
• Cần ghi thêm thông tin bảo quản cụ thể như nhiệt độ, độ ẩm, thời gian bảo quản tối đa để giúp nhân viên xử lý đúng cách.

Những lưu ý khi lựa chọn phụ kiện đóng gói

Khi chọn phụ kiện đóng gói, nhiều người thường chỉ chú ý đến giá rẻ mà quên mất yếu tố quan trọng nhất là chất lượng, nên nhớ phụ kiện tốt tuy đắt hơn một chút nhưng lại bảo vệ hàng hóa hiệu quả hơn gấp nhiều lần, giúp bạn tránh được những rủi ro hư hỏng tốn kém. Ví dụ như thùng carton nếu quá mỏng hoặc keo dán kém thì chỉ cần một cú va chạm nhẹ cũng có thể làm hỏng cả kiện hàng, trong khi thùng đạt chuẩn thì vừa chắc chắn vừa dùng được nhiều lần.

Ngoài ra, bạn cũng nên ưu tiên phụ kiện dễ dùng và có thể tái sử dụng để vừa tiết kiệm vừa gọn gàng khi bảo quản. Vì vậy, thay vì chọn những phụ kiện rẻ nhất, hãy cân nhắc đến hiệu quả lâu dài: đầu tư thêm một chút cho chất lượng sẽ giúp bạn yên tâm hơn rất nhiều khi đóng gói hàng.

Các lỗi thường gặp khi đóng gói hàng hóa

Sau đây những lỗi rất hay xảy ra đóng gói hàng hóa mà bạn cần biết và xử lý để tránh ảnh hưởng đến sản phẩm chứa đựng.

Đóng gói không chắc

Đây là lỗi phổ biến nhất, chiếm 45% tổng số trường hợp hàng hóa bị hư hỏng vì nhiều người chỉ cho sản phẩm vào thùng là đủ, không cần biết đến khoảng trống xung quanh dẫn đến việc sản phẩm va đập với thành thùng trong quá trình vận chuyển, gây trầy xước, vỡ nứt hoặc hư hỏng chức năng.

Cách khắc phục:

• Sử dụng xốp EPE hoặc bọt khí lấp đầy 100% khoảng trống
• Kiểm tra bằng cách lắc thùng, không còn nghe tiếng va đập
• Với hàng nhẹ có thể dùng giấy vụn thay thế xốp

Dán niêm phong không kỹ

Có không ít trường hợp thùng bung ra giữa chừng làm hàng hóa rơi ra ngoài hoặc bụi bẩn, ẩm ướt dễ xâm nhập vào trong cũng chỉ vì dán không kín các mép thùng, để tốt nhất thì bạn nên sử dụng băng keo có độ dính cao, kháng nước tốt và dán theo hình chữ H: 1 đường dọc giữa + 2 đường ngang hai đầu, ngoài ra có thể dán thêm ở 4 góc thùng để tăng cường độ bền.

Không ghi đủ thông tin liên hệ

Ghi thiếu thông tin hoặc viết không rõ ràng trên nhãn là nguyên nhân chính dẫn đến hàng giao sai địa chỉ hoặc không giao được. Do đó bạn cần chú ý ghi đầy đủ: tên, số điện thoại, địa chỉ cụ thể đến số nhà và dán nhãn ở ít nhất 2 mặt thùng, tránh vị trí dễ bị che khuất.

Trên đây là một số thông tin về quy cách đóng gói hàng hóa, bạn có thể tham khảo sử dụng máy đóng gói hàng hóa để công việc trở nên nhanh và thuận tiện hơn tại máy đóng gói ANPHA – Công Ty SX Máy đóng gói tự động hàng đầu Việt Nam. Với 25 năm chế tạo sản xuất, Anpha sở hữu nhiều loại máy đóng gói, máy đóng gói tự động… cho khách hàng lựa chọn. Chất lượng máy móc tại cơ sở chúng tôi luôn đảm bảo đi kèm chế độ bảo trì tận nơi.